Os proprietários de empresas têm a difícil tarefa de implementar novos processos e procedimentos em suas empresas. Considere, por exemplo, um novo software de controle de tempo para sua força de trabalho. Ao integrar o software de controle de tempo com a empresa, a responsabilidade recairá sobre você para garantir que seus funcionários entendam o novo processo e o usem de acordo.
Se você é proprietário de uma pequena, média ou grande empresa e deseja implementar um software de controle de tempo em sua empresa e força de trabalho, leia esse artigo até o final, porque eu posso te ajudar!
Veja como você pode fazer com que seus funcionários comecem a monitorar o tempo.
Integrando software de controle de tempo em seu negócio
Se você decidiu começar a usar um novo software para rastrear e registrar as horas de trabalho de seus funcionários, você deu o primeiro passo no processo de integração. Comece pesquisando os produtos no mercado e escolha um sistema de rastreamento de tempo de qualidade que levará em consideração as horas de trabalho, a programação dos funcionários e o custo e rastreamento do projeto, como planilhas eletrônicas.
Fazer com que seus funcionários usem planilhas de horas para o trabalho significa um controle de tempo mais preciso, menos tempo perdido e maior produtividade e responsabilidade para toda a sua força de trabalho. Rastrear as horas trabalhadas e saber quando seus funcionários começam e terminam um turno ajuda sua empresa de várias maneiras. Em primeiro lugar, sua equipe permanece no caminho certo e produtiva enquanto está em dia. E, em segundo lugar, garante que seus funcionários recebam a remuneração adequada por seu trabalho árduo.
Ao usar esse software, você pode melhorar a produtividade de sua equipe e, ao mesmo tempo, aumentar a confiança entre você e seus funcionários. Você sabe que eles trabalham arduamente, ao mesmo tempo que sabem que serão devidamente recompensados por seu trabalho em sua empresa.
Comunique o porquê com seus funcionários
Depois de definir o software certo para o seu negócio, você precisará comunicar à sua equipe o que planeja fazer e por que está fazendo isso. É por isso que é crucial ter uma discussão aberta e honesta com sua equipe ao iniciar o processo de integração de um novo aplicativo de rastreamento de tempo de funcionário.
Como proprietário e gerente, é fundamental manter um caminho aberto de comunicação com seus funcionários. Ao explicar o motivo por trás da implementação do novo software e abri-lo para discussão, você está mostrando à sua equipe que se preocupa com a opinião deles. Você precisa da disposição deles para aprender e usar o novo software; caso contrário, seria difícil integrar adequadamente em seus processos internos.
Uma explicação simples pode ajudar muito. Deixe seus funcionários saberem que você está adicionando um software de rastreamento aos procedimentos da empresa, pois é benéfico para eles e para você. Depois que essa linha de comunicação for estabelecida, você pode começar a fazer com que seus funcionários controlem o tempo.
Apresente um programa piloto
Ao implementar um novo processo interno em sua empresa, você deve começar em uma escala menor. Informe seus funcionários de que uma nova abordagem está em andamento, para que saibam o que está por vir. Mas comece com pequenos passos e trabalhe até a implementação em toda a empresa.
Selecione um pequeno grupo de funcionários para participar de um programa piloto do software. Isso pode ajudá-lo a resolver os problemas do sistema e do processo antes de implementar o sistema em uma escala maior.
Para executar um programa piloto eficaz, você primeiro precisará declarar qual é o seu objetivo do programa: a implementação bem-sucedida de um novo software de rastreamento em sua força de trabalho. Em segundo lugar, você precisará definir um prazo para a duração do programa. Normalmente, algumas semanas ou um mês é uma boa execução para um programa piloto. Depois de concluído, você precisará analisar o processo e como sua equipe se adaptou ao seu uso.
Com todas essas informações em mãos, você pode ver quais processos funcionaram melhor, e descartar o que não funcionou para sua equipe. Pegue as melhores partes do programa para usar na implementação em uma escala maior.
Escolha um funcionário para supervisionar a integração
Assim que o programa piloto for concluído, é a hora de integrar o restante dos membros da sua equipe com este novo software. Selecione um de seus gerentes ou funcionários para supervisionar essa nova integração.
Talvez tenham sido eles que executaram seu programa piloto ou pelo menos fizeram parte do programa, portanto, eles têm conhecimento e experiência em primeira mão no uso da ferramenta de controle de tempo em questão. Esse gerente nomeado será então responsável por ajudar os outros membros da equipe a se ajustarem ao software, fazendo com que os funcionários controlem o tempo rapidamente. Eles podem ajudar a implementar o processo e garantir que os funcionários estejam entrando e saindo e entregando suas planilhas de horas quando necessário.
Enviar planilhas de horas no final do dia, não no final da semana
Ao iniciar a integração, você precisará lembrar sua equipe de enviar suas planilhas de horas de trabalho no final do dia em vez de no final da semana. A pessoa que você escolheu para ajudar a supervisionar a implementação dos processos adequados de controle de tempo de seus funcionários pode ser responsável por essa tarefa.
Com o aplicativo de planilha de horas móvel, será fácil para sua força de trabalho rastrear e enviar suas horas trabalhadas diretamente de seu telefone. Os cartões de ponto online fornecem outra maneira fácil de controlar as horas diariamente. Esses aplicativos móveis tornam a gravação e coleta de dados de rastreamento de tempo muito mais fácil.
Acostumar seus funcionários a verificar e enviar suas planilhas de horas para o trabalho no final do dia significa que eles estão executando essa tarefa cinco vezes por semana, em vez de uma. Os envios diários farão com que o novo software pareça um processo antigo rapidamente, à medida que seus funcionários se familiarizam com o software a cada uso.
Mantenha a entrada de dados o mais simples possível
Ao adicionar novas tarefas às responsabilidades diárias de um funcionário, essa tarefa deve ser grande e importante o suficiente para lembrar de executá-la, mas não muito grande a ponto de se tornar muito difícil no início. Portanto, você deve manter a entrada de dados de controle de tempo e as tarefas integradas simples e diretas, facilitando a implementação em processos já existentes.
A ferramenta de controle de tempo de planilhas agiliza esse processo, fornecendo um aplicativo móvel que permite aos funcionários entrar e sair com apenas um clique. Até mesmo as planilhas de horas são diretas de usar, fáceis de preencher e revisar antes de enviar para a gerência.
Escolha um software amigável
Para tornar todo esse processo de integração o mais fácil e descomplicado possível, considere um software que ofereça uma interface intuitiva e recursos fáceis de usar. Um aplicativo abrangente com milhares de recursos parece excelente. Ainda assim, se ninguém consegue descobrir como trabalhar ou operar o sistema, esta solução de software se torna um problema.
A integração do software rastreador de tempo em sua força de trabalho torna-se mais gerenciável quando o software em si é fácil de aprender e usar. O esforço para completar essa nova tarefa deve levar menos tempo e esforço quanto mais é feito – esta é a teoria da curva de aprendizado. Você deve implementar processos internos com uma curva de aprendizado curta, de modo que demore menos tempo para seus funcionários pegarem essa nova tarefa diária necessária.
Encontrar um sistema de controle de tempo que funcione para sua empresa pode ser bastante desafiador. Implementar esse software e procedimentos na rotina de sua força de trabalho é uma outra tarefa.
Se você gostou desse artigo, deixe um comentário abaixo!
Um forte abraço.
José Paulo!