Pergunte a qualquer pessoa de sucesso como ela consegue fazer tantas atividades e ela dirá que o segredo é administrar o tempo com eficácia. O problema é que para a maioria das pessoas isso ainda é uma tarefa difícil de ser realizada.
Você acha que não tem tempo suficiente para concluir todas as suas tarefas diárias? Provavelmente você está tentando fazer muitas coisas e não consegue administrar seu tempo com eficácia.
A verdade é que temos tempo suficiente para cumprir toda a nossa rotina, o que pode estar faltando é o controle que temos do nosso tempo, ou melhor, a maneira como o administramos.
Criar um plano de gerenciamento de tempo significa riscar mais itens de sua lista de tarefas pendentes. É uma maneira inteligente de se estressar menos enquanto você faz mais.
Se você gosta desse assunto, leia esse artigo até o final!
3 etapas para criar um plano de gerenciamento de tempo eficaz
Habilidades de gerenciamento de tempo não surgem naturalmente. Mesmo as pessoas mais produtivas do mundo vão achar difícil se manter no caminho certo sem um plano.
Se você não planeja as suas tarefas com certa antecedência, precisa decidir em cima da hora no que vai trabalhar. Isso pode funcionar bem no início do dia. À tarde, porém, você estará mentalmente cansado e aí será mais difícil tomar boas decisões.
Os humanos são naturalmente ruins em adivinhar quanto tempo vai demorar para fazer algo. Quando estimamos quanto tempo algo vai demorar, tendemos a ser excessivamente otimistas e presumir que terminaremos muito mais rápido do que a realidade.
É por isso que você começa o dia pensando que vai terminar cinco coisas importantes, mas no final do dia, você mal termina uma. Além disso, você fica preso trabalhando em um monte de pequenos projetos que nem mesmo são tão importantes assim.
Um bom plano de gerenciamento de tempo reduz a fadiga de decisão, elimina os problemas de um mau planejamento e ajuda a maximizar seu tempo e recursos.
Aqui está o que você precisa fazer para criar um:
- Crie um orçamento de tempo
Lembra dos problemas de planejamento que acabamos de mencionar? O tempo de planejamento pode ser complicado. É difícil adivinhar quanto tempo cada atividade levará.
O controle do tempo resolve esse problema.
Se você já usa uma ferramenta de controle de tempo, ótimo! Você tem dados que pode usar para ver exatamente quanto tempo levam tarefas semelhantes.
Sem o rastreamento automático do tempo, é um pouco mais difícil fazer estimativas precisas, mas você ainda pode fazer isso. Controle manualmente o seu tempo anotando os horários de início e término de todas as tarefas que você realiza no dia.
- Liste todas as suas tarefas e objetivos
Para criar seu orçamento de tempo, liste todas as suas tarefas e metas recorrentes para a semana seguinte.
- Faça uma estimativa de quanto tempo você precisará
Depois de ter uma lista de tudo o que você precisa fazer, tente estimar quanto tempo você precisa para concluir cada tarefa. Até que você tenha dados precisos, use sua melhor estimativa e acrescente um pouco mais de tempo para ter uma margem de erro. Lembre-se – é muito mais fácil preencher o tempo extra no final da semana do que trabalhar com uma agenda lotada.
- Mantenha menos de 40 horas
O ideal é que seu tempo total para as tarefas da próxima semana seja algo em torno de 40 horas. Se o seu tempo estimado sair mais alto do que isso, você provavelmente precisará reconsiderar suas prioridades ou delegar o trabalho a outras pessoas.
Se sua estimativa é de 30 horas ou menos, você provavelmente se esqueceu de algumas das pequenas tarefas demoradas que são fáceis de ignorar. Isso pode incluir coisas como: responder e-mails, ajudar colegas ou clientes e criar o seu plano para a semana seguinte
- Plano para o desconhecido
Finalmente, lembre-se de que não importa o quão bom você seja no planejamento de seu tempo, você inevitavelmente entrará em situações em que tarefas ou obrigações aleatórias surgem e precisam ser concluídas o mais rápido possível. Certifique-se de deixar algum tempo em sua agenda para essas tarefas imprevistas.
- Priorizar tarefas
Depois de criar um orçamento de tempo e listar tudo o que você precisará fazer na semana, é hora de priorizar as atividades
Olhe para sua lista de tarefas e coloque uma estrela ao lado de tudo que é de missão crítica – tarefas que são mais urgentes e importantes para o sucesso do seu negócio. Esses itens são suas principais prioridades.
Em seguida, coloque um ponto próximo a tudo o que é urgente, mas não é vital para o seu negócio.
Termine marcando itens que não são importantes ou urgentes. Esses itens de baixa prioridade serão as últimas coisas a serem adicionadas à sua programação.
- Não tenha medo de delegar
Esta é uma boa oportunidade para delegar coisas que não precisam estar sob sua gerência. Atribua elas a outras pessoas.
- Crie uma programação
Depois de saber quanto tempo as tarefas demoram e definir as suas prioridades, você pode agendar de acordo.
- Mapeie sua semana em blocos de 7 dias.
É tentador planejar com várias semanas de antecedência para não atrapalhar a programação. Porém, não faça isso. Criar planos de gerenciamento de tempo para uma semana de cada vez dá a você espaço para se ajustar quando as coisas não saem de acordo com o programado. Se você tentar planejar muito à frente, você simplesmente sairá do caminho e acabará de volta ao ponto de partida.
- Use o bloqueio de tempo
Uma ótima maneira de criar sua programação semanal e garantir que você consiga cumpri-la é usar o bloqueio de tempo .
O bloqueio de tempo significa a dedicação de períodos de tempo para cada tarefa específica. Por exemplo, você pode decidir começar seu dia de trabalho respondendo a e-mails por 15 minutos, seguidos por 90 minutos de trabalho na tarefa mais importante do dia, etc. Use os períodos de tempo para marcar horários do dia em que você estará com foco em tarefas específicas.
Além de permitir que você se mantenha organizado, isso também ajudará a colocá-lo no estado de espírito certo para executar uma tarefa específica, porque você saberá exatamente quando a fará.
- Programe o tempo de inatividade
Se você deseja permanecer produtivo e evitar o esgotamento, também deverá programar algum tempo de inatividade durante o dia de trabalho. Aqui estão algumas sugestões sobre como você pode querer passar seus intervalos: meditar, fazer um alongamento, fazer um lanche.
Dar uma pequena pausa no trabalho é muito importante para recarregar as baterias e enfrentar as tarefas restantes de sua lista de tarefas pendentes.
É hora de elaborar seu próprio plano de gerenciamento de tempo! Mostramos as estratégias e ferramentas que você pode usar para gerenciar seu tempo de forma eficaz. Tudo o que você precisa fazer agora é aproveitar essas vantagens para melhorar a maneira como você gerencia seu tempo e aumentar sua produtividade.
Comece a planejar sua semana de trabalho ideal, anotando todas as tarefas que você precisa concluir e o tempo que estima que levará para concluí-las. Monitore o tempo que você gasta trabalhando em tarefas para aprender seus requisitos de tempo realistas e, em seguida, ajuste seu plano semanal de acordo.
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Um forte abraço.
José Paulo!